مضيعات الوقت في العمل الاداري: الوقت معلم من لا معلم له

شارك الموضوع:

لا تخلو الوظائف الادارية من مضيعات الوقت ويرجع ذلك إلى طبيعة التنظيم

علينا استخدام الوقت كأداة وليس كعكاز، كثيرا ما يضيع المدراء أوقاتهم في أمور ذات أهمية قليلة، بدلاً من التركيز على الأمور الأكثر أهمية في أعمالهم فالمدير الجيد هو من يحدد ما يحتاج من المعلومات والمكان والزمان وتواجدها، لكن كثيرا من المدراء أو العاملين في المنظمات المختلفة لا يريدون حقاً معرفة ذلك، وهم بهذه الحالة يغالطون أنفسهم حول هذه الحقيقة.

ولذا يجب على المدراء والعاملين الاعتراف بهذه الحقيقة والابتعاد عنها وعن التصورات الخاطئة لبعض الأمور في مجريات العمل اليومي.

ومن الأشياء الجديرة بالذكر في مضيعات الوقت هي الأعراف السائدة في بيئة الأعمال مثل الاجتماعات الزائدة عن حدها وقد تكون هذه الاجتماعات سبباً في مضيعة الوقت، ومن الأشياء الملفتة في بيئة العمل أن كثيرا ً من المدراء والعاملين لا ينقصهم الاخلاص والحماس بالعمل لكنهم لا يعرفون كيف يتصرفون في الوقت مما يجعلهم في أحيان كثيرة يأخذون كثيراً من أعمالهم غير المنتهية إلى منازلهم  ولكنهم مع ذلك يعتبرون مضيعين سيئين لأوقاتهم لأن الوقت لا يقاس بالدقائق والساعات بل بالجهد المبذول أو انجاز المهمة حسب أهميتها.

إن استخدام مفكرات الجيب أو الورقية هي من الوسائل المستخدمة لكي تساعد الشخص على الاستخدام الأمثل للوقت.

أبرز مبددات الوقت: 

الاجتماعات واللقاءات المتكررة، الهاتف، المقاطعات أثناء العمل والزيارات الجانبية، ازدحام الأوراق على المكتب والفوضى من الملفات الورقية والقصاصات، عدم التفويض، الاعتماد على الاخرين في انهاء عملك، عدم وجود خطة لعملك، تأجيل إنجاز العمل اليومي، عدم تحديد الاوليات.

ــ اجعل الوقت أهم عامل وذلك عندما تفكر وتقرر ما إذا كنت تكلم أحد بالتلفون أو وجهاً لوجه أو كتابة، انظر إلى الهاتف وارسل رسالة إليه فقط واقفل الخط مباشرة إن كنت تعرف جيدا أن المتصل سيرد وسيفتح باب للنقاش معك.

ــ حدد الشخص أو الأشخاص الذين تنوي محادثتهم حتى توفر الوقت.

ــ اشعر ممن تتحدث معه بأنك الآن في عمل وليس لديك وقت كاف فهذه أمانة محاسب عليها أمام الله والمدير.

ــ شيوع ظاهرة الثرثرة داخل مكان العمل فيما بين الرؤساء والعاملين والزملاء وبعضهم البعض، والدخول بالحديث إلى قضايا متشعبة مما يترتب عليه عدم التركيز بالنسبة للأداء أو الانجاز ومن ثم ضياع وقت العمل والفكرة.

ـــ  انخفاض مستوى الكفاءة الادارية لدى رؤساء الاداريين وافتقارهم إلى روح المبادأة أو المبادرة فإنهم قد يعجزون عن التصرف ثم يطلبون المزيد من المعلومات أو التوقيعات مما يترتب عليه طول الوقت المستنفد في إنجاز الأعمال دون مبرر.

ــ عدم وجود الرقابة الذاتية والادارية التي تسمح للعاملين في مضيعات الوقت منها الاستراحة، والتصفح في مواقع التواصل الاجتماعي.

وباختصار يمكن معرفة الوظائف الادارية التي تسبب ضياع الوقت، لا تخلو الوظائف الادارية من مضيعات الوقت ويرجع ذلك إلى طبيعة التنظيم والمحافظة على الوقت.

يُحكى أنّ حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنّه لم يشحذه من قبل، مرّ عليه شخص ما، فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنّني مشغول في عملي؟! - مَن يقول بأنّه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة!.

إنّ شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنّك مشغول بعملك.

وهذه معادلة بسيطة، إنّنا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما، وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

 وفي إحصائيات كثيرة نجد أنّ أمور صغيرة تهدر الساعات سنوياً، فلو قلنا مثلاً أنّك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت إلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنّك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أنّ عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً..

 - (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً/ 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.

لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنّها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية لغات أو قصص، ومن الممكن أن يكون عرض للأفكار الابداعية والانتاجية الجديدة.

المصدر: كتاب فن ادارة الوقت للمؤلف دايل كارني
كتاب مهارات إدارة وتنظيم الوقت
شارك الموضوع:

آخر اضافات الكاتب (ة):

اضافة تعليق